E-Mail Archivierung (Teil 3): Metalogix Enterprise-Archivsystem

Von unserem Mitarbeiter Rainer Sommer

In Teil 1 und Teil 2 dieses Archivierungs-Blogs wurden Kriterien für eine Enterprise Archivlösung aufgezeigt und die in Exchange 201x enthaltene Archivfunktionalität untersucht, die – entgegen landläufiger Meinung – nicht gratis ist, sondern pro beteiligter Mailbox eine Enterprise User-CAL benötigt, keine Deduplizierung beherrscht und hauptsächlich bei der Ablösung von PST-Files behilflich sein soll. Wird mit der Archivierungslösung auch eine Speicherplatzersparnis erwartet, führt kein Weg an einer Drittherstellerlösung vorbei.

Um unseren Kunden eine geeignete Archivierungslösung bieten zu können, haben wir diverse Archivierungs-Anbieter verglichen und uns für die Metalogix-Archivierungslösung der Firma Heilig & Schubert entschieden. Diese Lösung wurde vormals unter dem Namen PAM for Exchange (Professional Archive Manager for Exchange) offeriert. Seit kurzem besitzt die kanadische Firma Metalogix die internationalen Vertriebsrechte, während die Entwicklerfirma Heilig & Schubert weiterhin die DACH-Vertriebsrechte hält. Entsprechend der in Teil 2 dieses Blogs genannten Kriterien einer Enterprise-Archivlösung wird im Nachfolgenden aufgelistet, wie Metalogix diese Kriterien angeht:

  • Metalogix bietet neben der Email-Archivierung noch weitere Archivierungslösungen an (File-, Lotus Notes-, SharePoint- und SAP Archivierung),
  • Heilig & Schubert verfügt über sehr viel Erfahrung und Archivierungs-Know-how, denn sie haben bereits vor vielen Jahren eine Archivierungslösung entwickelt und sie permanent weiterentwickelt.
  • Unterstützung der Exchange Public Folder Archivierung (können sonst nur wenige andere Archivierungssysteme bieten)
  • Unterstützung der File-Archivierung und optionale Integration des File-Archivs in das E-Mail-Archiv (dadurch werden Files, die bereits als E-Mail-Attachment archiviert wurden, dank der übergreifenden Deduplizierung, kein weiteres Mal archiviert)
  • Unterstützung von Mobile Usern: Archive können in Offline-Archive synchronisiert werden und somit offline verwendet werden. Der Umfang des Offline-Archives kann spezifiziert werden (Größenlimit der Offline-Datei bzw. Datumsfilter)
  • PST-Integration (nicht alle Mitbewerber können PST-Files einbinden oder importieren)
  • Enterprise-geeignet (hierarchisches Speichermanagement, Archive auslagerbar auf WORM etc., auch das können nicht alle Anbieter leisten)
  • Verbreitung: Metalogix ist in Deutschland Marktführer, das Produkt wird weltweit angeboten.
  • Im Web gibt es einige sehr gute Kritiken für das Produkt, weiterhin wurde die Metalogix-Archivlösung von der Leserschaft zweier Online-Magazine zur besten Archivierungslösung des Jahres gewählt.
  • Zukünftig wird auch Office365 in die Archivierung eingebunden werden können
  • Für den Zugriff auf archivierte Mails bzw. die Archiv-Volltextsuche ist kein Extra-Client bzw. kein Outlook-AddOn notwendig. Ein optional einsetzbares Outlook-PlugIn wird mitgeliefert und ermöglicht Anwendern mehr Möglichkeiten, z.B. das selbständige Archivieren; der Admin schaltet die PlugIn-Funktionen zentral frei: Archivieren, Suchen, Löschen etc.
  • Angemessene Hardwareanforderungen, das System ist virtualisierbar.
  • Sehr guter deutschsprachiger Support, umfangreiche Partner- und Anwenderschulungen.
  • Deduplizierung und Komprimierung ermöglichen eine hohe Speicherplatzersparnis.
  • Platzhalter (Stubs) ersetzen archivierte Mails, dadurch ändert sich für den Anwender nichts beim Email-Management.
  • Gute Unterstützung durch Heilig & Schubert bei der Kundenberatung und der Implementation.
  • Ausfallsicherheit durch die Implementation eines zweiten Archivservers.
  • Ausfallsicherheit durch asynchrone Archivierung auf unterschiedliche Archivmedien.
  • Der multilinguale Archive-WebClient bietet 12 Sprachen und ist bestens für international tätige Unternehmen geeignet.
  • H&S verfügt über jahrelange Projekt-Erfahrung und TOP Referenzen bei über 1000 Kunden weltweit (Krones AG, Mobilkom, REWE, Heinrich Bauer Verlag, dm Drogeriemarkt, A.T.U Autoteile Unger, Flughafen Wien, Erste Bank Austria, MAGNA Steyr Fahrzeugtechnik, MVV Energie AG, HUK Coburg, U.S. Army, aber auch Mittelstandskunden wie Deutsche Everlite, Olymp, Eurokartensysteme GmbH usw.).

Wie zu sehen ist, erfüllt Metalogix die meisten Kriterien und bietet darüber hinaus weitere interessante Features bzw. Optionen. Anhand von mehreren Beispielen werden die besonderen Fähigkeiten der Metalogix-Archivlösung aufgezeigt:

  • Lifecycle-Management: Am Ausfallstandort soll eine Kopie des Archivs vorhanden sein: Über das HSM-Speichermanagement kann gleichzeitig auf beispielsweise zwei Speicherorte geschrieben werden. Das HSM-Speichermanagement bietet eine Lifecycle-Verwaltung der E-Mails, z.B. könnten Mails, die älter sind als 5 Jahre, von der SAN auf eine preisgünstigere NAS verschoben werden etc.
  • Restore-Management: Ein Anwender löscht versehentlich einen kompletten Outlook-Ordner permanent und er kann nicht über die Outlook-Funktion „Gelöschte Elemente wieder herstellen“ wiederhergestellt werden: In der Metalogix-Managementkonsole können die Original- sowie die archivierten Mailboxen in einer Explorer-ähnlichen Ansicht verwaltet werden. In der Archivmailbox-Ansicht wird ein vom Anwender gelöschter Ordner farbig hervorgeheben, so dass der IT-Mitarbeiter sofort erkennen kann welcher Ordner vom Anwender gelöscht wurde. Über einen Rechtsklick kann der Ordner sowie dessen Inhalt ganz einfach wieder hergestellt werden. Hierzu ist kein Restore einer kompletten Exchange-Datenbank erforderlich.
  • E-Mails dem Nachfolger zur Verfügung stellen: Ein Mitarbeiter des Einkaufs verlässt die Firma, sein Nachfolger benötigt Zugriff auf die den Einkauf betreffenden Vorgänge, also die Mailbox-Ordner samt deren Inhalt. Einige IT-Administratoren geben hierzu dem neuen Anwender Zugriff auf die (alte) Mailbox des ausgeschiedenen Mitarbeiters sowie Lese bzw. Schreibrechte auf dessen Einkaufs-Ordner. Dabei muss die alte Mailbox noch für längere Zeit bereitgestellt werden, was u.a. die Exchange-Datenbanken und das Backup belastet sowie eine Lizenz belegt. Alternativ könnten auch die betreffenden Ordner aus der alten Mailbox in die neue Mailbox kopiert werden. Noch einfacher geht es mit Metalogix: hier kann der Einkaufs-Ordner per Rechtsklick einem anderen Anwender zur Verfügung gestellt werden, dabei werden nur wenige Daten tatsächlich kopiert, denn die meisten Mailelemente werden dank der Mailboxarchivierung nur in Form von Stubs in die neue Mailbox übertragen. Dies ist für die IT-Administration sehr einfach zu handhaben. Außerdem ist der Vorgang schnell abgeschlossen, da nur ein geringes Datenvolumen effektiv in die neuen Mailbox geschrieben wird. Das entlastet die Exchange-Datenbanken und das Backup. Die alte Mailbox kann bereits vor diesem Vorgang entfernt werden, da sich sämtliche benötigte Elemente dank der Sofortarchivierung bereits im Archivsystem befinden. Bei diesem Vorgang wird die Archivierungslizenz des ausgeschiedenen Mitarbeiters „frei“, aber seine archivierten Mails bleiben dennoch weiterhin im Archiv. Diese freie Archivlizenz kann dem neuen Mitarbeiter zugeordnet werden.
  • Volltextsuche ohne explizites Outlook-AddOn: Ein Unternehmen setzt Outlook 2007 und Outlook 2010 Clients ein und möchte eine automatische Archivierung der Mails – ohne dass der Anwender Einfluss hierauf hat. Allerdings sollen die Anwender eine Volltextsuche im Archiv durchführen können. Die Outlook-Clients benötigen hierzu keine Zusatz-Installation bzw. das Ausrollen eines Outlook-AddOn’s. Das hat Metalogix praktischer gelöst: mit nur wenigen Mausklicks kann per Managementkonsole jede Mailbox mit einem Volltext-Suchordner versehen werden; über diesen Suchordner können die Anwender Volltext-Suchen ausführen. Da hierbei nichts auf den Clients bzw. Citrix-Servern installiert werden muss, spart diese Lösung Zeit und Kosten.
  • Offline-Fähigkeiten: Im Unternehmen verwenden die Außendienstmitarbeiter Notebooks mit einem lokalen Outlook-Client sowie einer Mailbox Offline-Datei (.ost). Dadurch können diese Mitarbeiter auch draußen beim Kunden offline auf ihre Mailboxdaten zugreifen. Eine solche Lösung wird auch für ein Archivsystem gewünscht: Metalogix stellt dafür ein Outlook-AddOn zur Verfügung, das – neben anderen Funktionalitäten – auch eine Offline-Verfügbarkeit des Archivs ermöglicht. Diese Archiv-Offlinedatei kann größenmäßig begrenzt werden. Auch ist es möglich, über einen Datumsfilter beispielsweise nur die Mails der letzten 900 Tage in das Offline-Archiv zu synchronisieren.
  • Zusatz-Archivierung im Text-/HTML-Format: es ist schwer abschätzbar, ob heutige Formate (z.B. msg-Emailformat) in etlichen Jahren noch von entsprechenden Mailclients unterstützt werden. Deshalb bietet Metalogix eine zusätzliche Archivierung der E-Mail (genau gesagt des Bodytextes) als Textdatei oder im HTML-Format an.
  • Skalierung: durch Akquisen wächst die Zahl der Mailboxen stark an, durch das Hinzufügen weiterer Archivserver kann die bestehende Archivlösung skaliert werden – dies kann auch standortübergreifend erfolgen.
  • PST-Importtool: wenn der manuelle Import von PST-Files zu aufwändig ist, dann bietet das Metalogix PST-Import Tool die Möglichkeit, PST-Files automatisiert zu finden und in eine passende Mailbox zu importieren. Die passende Mailbox zu ermitteln kann über das „From“ bzw. das „To“ E-Mail-Feld erfolgen. Je häufiger ein Anwender in eins dieser Felder eingetragen ist, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass dies „sein“ PST-File ist. Die Wahrscheinlichkeitsgrenze kann über den „Ratio“ Prozentwert vordefiniert werden; um ein PST-File einem bestimmten Anwender zuzuordnen, muss der Abstand zwischen dem ersthäufigsten und dem zweithäufigsten From/To-Feld „Inhaber“ den gesetzten Ratiowert übersteigen. Übersteigt das Ratio diese Grenze nicht, kann das From oder das To Feld oder ein IT-Administrator entscheiden.

Bild1
Screenshot: Konfiguration der automatischen Mailboxerkennung beim autom. PST-Import

Bild2
Screenshot: Auswahlliste für die manuelle Mailbox-Zuordnung per IT-Administration

  • E-Mail Quota-Management: Unternehmen die bislang die Mailboxgrößen limitiert haben, können auch Archiv-Speicherlimitierungen auf Benutzer- und Gruppenebene konfigurieren. Wird die Weiterverrechnung von erbrachten Leistungen an die jeweilige Fachabteilung  gewünscht, wird dies durch ein aussagekräftiges Reportingsystem erleichtert.
  • Blackberry-Support: ein besonderer Archiverungsmodus namens Shortcut-Delay belässt die bereits archivierte Mail für einen wählbaren Zeitraum weiterhin in der Mailbox-Datenbank, so dass auch diese Mails innerhalb dieses Zeitraums per Blackberry aufgerufen werden können.
  • Berechtigungs-Management: Eine Sachbearbeiterin soll den Zugriff auf das gesamte Archiv einer Kollegin (oder nur einzelne Ordner des Archivs) bekommen? Auch dies ist ganz einfach über die Managementkonsole zu bewerkstelligen.

Bild3
Screenshot: weiteren Anwendern Zugriffsrechte auf ein Archiv bzw. Archivordner geben

  • Export von Suchergebnissen: nach einer Multi-Mailboxsuche sollen die Ergebnisse in ein PST-File exportiert werden – auch dies ist per Managementkonsole sehr einfach möglich
  • Statistische Auswertungen: für das Erstellen von Berichten sind diverse statistische Auswertungen verfügbar, z.B. kann pro Mailbox deren Archivgröße ausgegeben werden oder die Anzahl oder Größe der archivierten Mails in einem bestimmten Zeitraum.

Fazit: Die Metalogix-Archivlösung eignet sich sehr gut als Enterprise-System. Die PST-Problematik kann eliminiert werden und Mailboxlimits können nach Einführung dieser Archivlösung meist entfernt werden. Das System läuft unserer Erfahrung nach sehr stabil, der Support ist kompetent und schnell. Das alles führt zu einer guten Kundenzufriedenheit.

Sie möchten mehr über diese Archivlösung wissen? Dann wenden sie sich bitte an CAIRO – wir beraten Sie gerne.

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