E-Mail Archivierung (Teil 2): Kriterien eines Enterprise-Archivsystems

Von unserem Mitarbeiter Rainer Sommer

Die Hauptgründe für eine Archivierungslösung sind die Rechtskonformität und/oder die Speicherplatzersparnis. Die in Exchange 2010 bzw. 2013 integrierte Archivlösung ist vor allem zur Ablösung der PST-Dateien entworfen worden und bietet bei entsprechender Konfiguration eine rechtskonforme Archivierung. Wie bereits in Teil 1 dieses Blogs erläutert, ist ein großer Nachteil der Exchange-Archivlösung die fehlende Deduplizierung der Daten, was zu einem deutlich erhöhten Speicherplatzbedarf führt. Weiter sind die fehlenden Stubs sowie die Extra-Lizenzkosten der Exchange-Archivierung in der Praxis Gründe gegen einen Einsatz der Microsoft Lösung. Um Alternativen bewerten zu können, sind die Auswahlkriterien für ein geeignetes Enterprise E-Mail-Archivsystem zu bestimmen.

Einige der Kriterien sind nachfolgend aufgelistet:

  • Bewährtes Archiv-System mit guten Zukunftsaussichten
  • Hohe Verbreitung (deutet auf gute Kundenzufriedenheit und regelmäßige Weiterentwicklungen hin)
  • Viele optionale Funktionen und Möglichkeiten
  • Schnell erreichbarer und qualitativ guter deutschsprachiger Support
  • Einfache Bedienung und Implementation
  • Ermöglicht eine rechtssichere Archivierung
  • Geringe Hardwareanforderungen, virtualisierbare Lösung
  • Hierarchisches Storage-Management ermöglicht E-Mail-Lifecycle-Storage (z.B. neu archivierte Mails werden in einer SAN gespeichert und nach 5 Jahren werden diese Mails auf eine günstigere NAS verschoben oder zu archivierende Mails werden parallel auf zwei unterschiedliche Speichermedien oder an zwei unterschiedlichen Speicherorten geschrieben).
  • Anbieter offeriert neben der reinen E-Mail-Archivierung auch noch File-Archivierung oder SharePoint-Archivierung („alles aus einer Hand“)
  • Optionale Hochverfügbarkeit
  • Weltweit offerierte Lösung, um sie auch bei Tochtergesellschaften in anderen Ländern einsetzen zu können
  • Deutschsprachige Schulung der Administratoren durch den Anbieter oder dt. Vertrieb
  • Deutschsprachige Dokumentation

Exchange-Spezifische Kriterien:

  • Archivierung von Öffentlichen Ordnern
  • Stub-Technologie ermöglicht dem Anwender den gewohnten Zugriff auch auf archivierte Mails (wir möchten keine Methode die Mails aus der Mailbox entfernt und in separate Archive verschiebt)
  • Optionale Verschlüsselung der archivierten Mails und Attachments
  • Optionale Archivierung von Exchange-Online bzw. Office365 Mails
  • Unterstützung von mobilen Anwendern (Offline-Archivdateien)
  • Importfunktion für PST-Dateien
  • Einfache Wiederherstellung von archivierten Mails
  • Volltextsuche in der normalen Mailbox und im Archiv
  • Automatische Versionierung
  • eDiscovery-Möglichkeit (Multi-Mailbox Compliance-Suche)

Für den Vertrieb einer solchen Lösung ist ein weiteres Kriterium, ob der Anbieter weitere Mailsysteme (Lotus Notes oder Groupwise etc.) unterstützt.

Die Gewichtung dieser Kriterien ist unternehmensspezifisch. Auf einige dieser Punkte möchte ich nachfolgend eingehen.
Eine Archivierungslösung wird als langfristige Anlage betrachtet und dementsprechend werden Anbieter mit guter Reputation und Zukunftsaussichten bevorzugt werden. Hier spielt auch der Marktanteil der Lösung und die Kundenzufriedenheit eine Rolle. Ein deutscher Hersteller bzw. Vertrieb mit deutschsprachiger Dokumentation und Schulungsmöglichkeit erleichtert hierzulande den Umgang mit dem System. Gut ist es, wenn der Support nicht über ein ausländisches Callcenter abgewickelt wird, sondern man direkt mit dem Hersteller oder dem deutschen Distributor verbunden wird.
Selbstverständlich sollte sein, dass die Lösung virtualisierbar ist, d.h. auf VM’s läuft. Nicht selbstverständlich sind ein schonender Umgang mit den benötigten Ressourcen (Server, CPU-Leistung, Arbeitsspeicher etc.). Hier gibt es aufwändige und weniger aufwändige Lösungen. Eine hochverfügbare Konfiguration sollte möglich sein, auch wenn archivierte Mails i.d.R. seltener abgerufen werden als aktuelle Mails und die Hochverfügbarkeit nicht den Stellenwert einer Exchange-Hochverfügbarkeit hat.

Ein hierarchisches Speichermanagement bietet Langzeitarchivierung und Revisionssicherheit. Entsprechend den Lebenszyklen können E-Mails auf unterschiedliche Speichermedien verschoben werden. Ein Löschen vor Ablauf der Lebenszeit wird softwareseitig (Retentiontime-Logik) verhindert, aber auch durch den Einsatz entsprechender Hardware. Als Speichermedien sollten möglichst viele Archivmedien (Jukeboxen, WORM-Speicher, EMC Centera, NetApp, FAST-LTA etc.) unterstützt werden.

Eine weltweite Verfügbarkeit der Lösung erleichtert das Installieren identischer Lösungen bei ausländischen Tochtergesellschaften. Gleiche Lösungen bedeuten für die IT Vereinfachung, mehr Know-how und sind einfacher zu managen. Zumindest das Archiv-Clientinterface (Outlook Volltext-Suchfunktion, OWA) sollte in mehreren Sprachen zur Verfügung stehen.

Die Exchange-spezifischen Kriterien sind teils global gültig, teilweise aber von den individuellen Anforderungen abhängig:

Globale Kriterien:

  • Die Stub-Technologie erleichtert den Anwendern den Umgang mit archivierten Mails, weil sich bei der Archivierung praktisch nichts für sie ändert. Das Mail-Icon wird meist etwas verändert, um eine archivierte Mail zu kennzeichnen, ansonsten findet der Anwender die archivierte Mail am gewohnten Platz und kann mit ihr genauso arbeiten wie mit einer noch nicht archivierten Mail.
  • Deduplizierung ist für ein modernes Archivsystem ein Muss und führt zu erheblichen Speicherplatzersparnissen.
  • Ein Archivsystem mit Journaling-Sofortarchivierung kann gelöschte Mails sehr einfach wieder herstellen – dies kann ein aufwendiges Restore vom Backup ersetzen und die Administration erleichtern.
  • Eine Volltextsuche – in der Mailbox und im Archiv – (möglichst ohne extra zu installierendes Outlook-AddIn) sowie eine eDiscovery-Funktion gehören zum Pflichtprogramm einer Enterprise E-Mail-Archivlösung. eDiscovery erleichtert bei Ermittlungen die Suche anhand von bestimmten Kriterien (Stichworte, Anwendername etc.) – hierbei kann sich die Suche über bestimmte Mailboxen und Archive oder über alle Mailboxen und Archive erstrecken.

Die individuellen Kriterien hängen von den eigenen Erfordernissen ab, diese Kriterien lassen sich nicht verallgemeinern und sind von der eigenen Ausgangslage sowie deren Anforderungen abhängig.

Noch ein Wort zu den Kosten bzw. dem ROI: In der Regel übersteigen die Aufwendungen für die Implementation eines Archivierungssystems die Kosten für zusätzlichen Exchange-Speicherplatz (SAN, Festplatten) deutlich. Durch die Deduplizierung sowie die Kompression kann zwar bis zu 70% des Speicherplatzbedarfes eingespart werden, aber die Preise für Speicherplatz sind niedrig und in den letzten Jahren deutlich gesunken, so dass es sich aus reinen Kostengründen kaum lohnt, eine Archivierungslösung einzuführen. Kann jedoch durch die Einführung einer Archivlösung die Einführung einer neuen teuren SAN verschoben oder überflüssig werden, kann sich die Archivlösung auch unter Kostengesichtspunkten bezahlt machen.

Ein weiterer Gesichtspunkt stellt die mit Exchange 2010 eingeführte Mailbox-Hochverfügbarkeitsgruppe (DAG) sowie deren Speichermodell dar. Während bei den Exchange-Vorgängerversionen für die Hochverfügbarkeit noch ein sogenanntes Shared-Storage Speichermodell implementiert werden konnte (d.h. die Daten wurden „nur“ einmal zentral gespeichert und mehrere Clusterknoten konnten darauf zugreifen), steht dieses platzsparende Speichermodell ab Exchange 2010 nicht mehr zur Verfügung. Nun werden die Daten zwecks Redundanz mehrfach vorgehalten, d.h. bei zwei Exchange 201x Mailboxservern innerhalb einer Mailbox-Hochverfügbarkeitsgruppe werden die Daten zweimal komplett vorgehalten. Microsoft empfiehlt für die Speicherung der Mailbox-Datenbanken günstige lokale Festplatten zu nutzen – in der Praxis werden diese Daten aber oft entsprechend den Unternehmensrichtlinien in SAN‘s gespeichert. Diese SAN-Speicherung erfolgt immer häufiger in zwei räumlich getrennten SAN’s, da die Mailbox-Server zwecks standortübergreifender Ausfallsicherheit in unterschiedlichen Rechenzentren untergebracht werden. D.h. bei einer Exchange 2010 Hochverfügbarkeitsgruppe werden die eigentlichen Mailbox-Daten mindestens doppelt abgelegt, u.U. sogar noch öfter. Dementsprechend macht sich durch Archivierung ersparter Storage nicht nur einfach, sondern meist zweifach oder eventuell noch öfter bezahlt – auch dies sollte in einer Kostenrechnung berücksichtigt werden.

Das eigentliche Archiv besteht aus:

  • einem Filesystem, in dem die komprimierten Mails und Attachments physikalisch abgespeichert werden,
  • einer (SQL-) Datenbank, in der die Metadaten verwaltet werden
  • und einer (SQL-) Datenbank, die den Volltextindex enthält.

Diese Archiv-Daten müssen nicht redundant vorgehalten werden – die Zugriffswahrscheinlichkeit auf ältere Mails ist gering, wichtig ist der Zugriff auf neuere E-Mails und deren Hochverfügbarkeit.

Die Vorteile einer Enterprise-Archivlösung liegen also meist nicht auf der Kostenseite, sondern auf anderen, immateriellen Werten:

  • Rechtskonforme, d.h. unveränderbare Aufbewahrung von E-Mails mit geschäftlicher Relevanz für das Unternehmen.
  • Compliance und eDiscovery, d.h. durch berechtigte Personen durchführbare Multi-Mailbox-Suche unter Angabe spezifischer Suchkriterien (z.B. im Rahmen von Ermittlungen).
  • Verkleinerung der Exchange Mailbox-Datenbanken: Archivieren verschlankt die Exchange Mailbox-Datenbanken deutlich. Dies entlastet die Exchange-Server, führt zu kürzeren Backupzeiten und ermöglicht im Bedarfsfall eine schnellere Wiederherstellung der dank Archivierung kompakten Mailbox-Datenbank. Bisherige Mailboxlimits können deutlich herabgesetzt werden, oft werden Mailboxlimits komplett entfernt.
  • Kanalisiert das teilweise starke Wachstum des Mailvolumens und etabliert ein zentral gemanagtes Lifecycle-Management der Maildaten.
  • Die Sofortarchivierung ermöglicht es jederzeit, schnell und einfach eine z.B. versehentlich gelöschte Mail wieder herzustellen. Umständlichere Restore-Operationen per Backupsystem können dadurch entfallen.
  • An unterschiedlichsten Stellen befindliche PST-Datei können platzsparend in das Exchange- bzw. Archivsystem überführt werden. Dies entlastet das Filesystem bzw. das Filebackup. Das Verwalten dieser importierten PST-Daten wird zentralisiert (Exchange- bzw. Archivsystem) und dadurch vereinfacht; das Datenverlustrisiko wird durch das Überführen der PST-Daten in das globale E-Mail Management minimiert.

In Teil 3 des Blogs (E-Mail Archivierung: Metalogix Enterprise-Archivsystem) zeige ich am Beispiel einer Metalogix Enterprise-Archivlösung auf, weshalb sich eine professionelle Enterprise-Archivierungslösung lohnt und wie sie sich in der Praxis bewährt.

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